Kunden- und Mitarbeitergeschenke

Die wichtigsten Regeln für Firmenpräsente

Weihnachten, Geburtstag, Jubiläum: Es gibt viele Anlässe, um Kunden oder Mitarbeitern ein Geschenk zukommen zu lassen. Je nachdem, wem Sie etwas schenken und welchen Gegenwert das Präsent hat, müssen Geschenke versteuert und als Betriebsausgabe oder Betriebseinnahme verbucht werden.
In diesem Beitrag finden Sie wichtige finanzielle Grenzen sowie Richtlinien für Mitarbeitergeschenke und Kundenpräsente, die Sie als Unternehmer kennen sollten, damit sich Kunden- oder Mitarbeitergeschenke für beide Seiten lohnen.

Grundregeln für Kundenpräsente

• Bis 35 Euro pro Jahr werden Geschenke als Betriebsausgaben anerkannt, auch die Umsatzsteuer bekommt der Unternehmer erstattet, wenn der Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt ist.
• Der Wert von 35 Euro gilt als Nettowert, wenn der Vorsteuerabzug für den Unternehmer möglich ist.
• Ist das nicht der Fall (beispielsweise bei Ärzten) gilt die 35 Euro Grenze als Bruttowert.

Grundsätzlich müssen Sie immer genau dokumentieren, welche Geschenke Sie an welchen Kunden oder Geschäftspartner vergeben haben. Das Finanzamt hat ein Recht darauf, einen Nachweis einzufordern und gegebenenfalls den Betriebsausgabenabzug nicht anzuerkennen.
Wichtig ist außerdem, dass der Betrag von 35 Euro pro Wirtschaftsjahr gilt. Wenn Sie einem Kunden also beispielsweise zu Weihnachten und einem anderen Anlass etwas schenken, so zählen die Summen aller Geschenke im jeweiligen Jahr zusammen.


Geschenke über 35 Euro - was ist zu tun?

Wenn Sie Kundenpräsente über 35 Euro verschenken möchten, ist das natürlich trotzdem möglich. Allerdings können Sie in diesem Fall keinen Vorsteuerabzug machen und die Kosten für die Geschenke nicht als Betriebsausgaben angeben.
• Wenn Ihr Kunde ebenfalls Unternehmer ist, ist er verpflichtet, alle Geschenke (unter und über 35 Euro) als Betriebseinnahme zu erfassen und versteuern.

Grundregeln für Mitarbeitergeschenke mit persönlichem Anlass

Die steuerliche Grenze für Mitarbeitergeschenke liegt etwas höher als bei Präsenten für Kunden oder Geschäftspartner. Hier wird unterschieden zwischen persönlichen Anlässen (Hochzeit, Geburtstag, Geburt eines Kindes) und weiteren Anlässen (Weihnachten, Jubiläum etc.).

Für persönliche Anlässe gilt:
• Für Mitarbeitergeschenke von bis zu 60 Euro fallen keine Lohnsteuern und keine Sozialversicherungsbeträge an.
• Die Grenze gilt im Vergleich zu Kundenpräsenten für Mitarbeitergeschenke nicht pro Jahr, sondern pro Anlass.
• Der Unternehmer verbucht Mitarbeitergeschenke als Betriebsausgabe - unabhängig von der Summe.
• Ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich, da die Zuwendung des Geschenks in den Privatbereich des Mitarbeiters fällt.
Weihnachten zählt nicht als persönlicher Anlass - hier gilt eine Grenze von 44 Euro pro Geschenk und Mitarbeiter. Die Kosten einer Veranstaltung, bspw. Weihnachtsfeier mit Hotel, Taxi, Verpflegung, dürfen inkl. Geschenk pro Mitarbeiter nicht die Grenze von 110 Euro übersteigen - alles, was darüber liegt, muss der Mitarbeiter versteuern. Es bietet sich daher an, das Mitarbeitergeschenk zeitlich versetzt zu vergeben oder die Weihnachtsfeier mit Weiterbildungsmaßnahmen, bspw. Workshops, zu verknüpfen, um die Aufenthaltskosten dort zu verbuchen.


Pauschale Besteuerung von Geschenken

Damit Ihren Kunden oder Mitarbeitern die Freude über das Geschenk nicht durch das Finanzamt verdorben wird, können Sie als Schenkender die Besteuerung der Sachgeschenke pauschal mit 30 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer übernehmen. Dies müssen Sie pauschal für alle Geschenke des Wirtschaftsjahrs vornehmen. Die Pauschalsteuer ist außerdem als Betriebsausgabe abziehbar, falls auch die Aufwendungen für das Geschenk selbst als Betriebsausgabe berücksichtigt werden können. Natürlich müssen Sie dem Empfänger die Besteuerung mit Übergabe des Geschenks mitteilen.


Fazit: die sieben wichtigsten Fakten auf einen Blick

Folgende Fakten sollten Sie aus diesem Artikel zum Thema Kundenpräsente und Mitarbeitergeschenke mitnehmen:

1. Die Grenze für Kundengeschenke liegt, sofern Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, bei 35 Euro pro Jahr.
2. Die Grenze für Mitarbeitergeschenke liegt bei 60 Euro pro persönlichem Anlass.
3. Gutscheine oder andere Sachzulagen dürfen bis zu 44 Euro pro Monat ausgehändigt werden.
4. Überschreitungen der genannten Grenzen sind möglich, aber das Geschenk ist dann nicht steuerfrei.
5. Ein Vorsteuerabzug ist nur bei Kundengeschenken unter 35 Euro möglich.
6. Alle Geschenke sollten Sie stets genau (Name, Anlass, Art, Kosten) dokumentieren.
7. Als Schenker können Sie Geschenke pauschal mit 30% besteuern.

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